Vertragsfristen · Kosten · Zuständigkeiten
Vertragsfristen im Blick. Zeit zum Handeln.
novaGuard erkennt Fristen und Kosten in Ihren Verträgen, ordnet Zuständigkeiten zu und erinnert rechtzeitig vor der nächsten Verlängerung.
Öffnet eine vorbereitete E-Mail an kontakt@aetheris-gmbh.de. Wir antworten per E-Mail und legen den Zugang für Ihr Unternehmen an.
- Hosting & Datenbank in Deutschland
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Mandantentrennung auf Datenbankebene
- Vollständige Änderungshistorie
Telekom Business Internet & Telefon
Telekom Deutschland GmbH · Telekommunikation
Nächste Erinnerung 7 Tage vorherverlängert sich automatisch
in 12 TagenKündigungsfrist
Kosten: 1.079 € / Jahr
Zuständig: IT
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft Ireland Operations Ltd. · SaaS / Software
Nächste Erinnerung 14 Tage vorherverlängert sich automatisch
in 15 TagenKündigungsfrist
Kosten: 1.814 € / Jahr
Zuständig: IT
HubSpot Marketing Hub Professional
HubSpot Ireland Ltd. · SaaS / Software
Nächste Erinnerung 30 Tage vorherverlängert sich automatisch
in 55 TagenKündigungsfrist
Kosten: 9.600 € / Jahr
Zuständig: IT
Betriebshaftpflichtversicherung
Allianz Versicherungs-AG · Versicherung
Nächste Erinnerung 60 Tage vorherverlängert sich automatisch
in 75 TagenKündigungsfrist
Kosten: 3.200 € / Jahr
Zuständig: Finanzen
novaGuard live kennenlernen
Sehen Sie die Oberfläche, bevor Sie anfragen.
Drei kurze Rundgänge durch die echte Anwendung — mit Beispieldaten, ohne Ton, ohne Termin.
Drei kurze Rundgänge
Die automatische Vertragsanalyse sehen Sie direkt darunter als nachvollziehbares Beispiel — mit der Stelle im Vertrag, aus der jedes Feld stammt.
Beispiel: Vertragsanalyse
Ein PDF rein. Acht Felder raus. Jedes mit Herkunft.
novaGuard liest den Vertrag und trägt die Punkte ein, die später über Geld entscheiden. Wählen Sie ein Feld — Sie sehen die Stelle im Dokument, aus der es kommt, und ob novaGuard sich sicher ist.
§ 1 Vertragsparteien
… zwischen der Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn, und dem Auftraggeber …
§ 4 Laufzeit
Der Vertrag beginnt am 01.07.2025 und läuft bis zum 30.06.2026.
Er verlängert sich um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird.
Die Kündigung muss spätestens drei (3) Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit zugehen.
§ 5 Form
Kündigungen bedürfen der Schriftform; maßgeblich ist der Zugang beim Anbieter.
§ 7 Entgelte
Das monatliche Entgelt beträgt 89,90 € netto und ist jeweils zum Dritten eines Monats fällig.
Feld antippen oder anklicken — die Quelle im Vertrag wird markiert.
Kündigungsform · Herkunft
Im Dokument steht „Schriftform“. Eine konkrete Versandart ist im gezeigten Auszug nicht angegeben. Bitte prüfen, bevor Sie kündigen.
Die Prozentwerte sind Beispielwerte. Im Produkt meldet die Analyse zu jedem Feld selbst, wie sicher sie ist; unter 60 % wird das Feld zur Prüfung markiert. Eine gemessene Trefferquote ist das nicht.
Die KI schlägt vor. Sie entscheiden. Jedes Feld ist überschreibbar, jede Änderung steht in der Vertragshistorie. Was novaGuard nicht sicher lesen kann, wird markiert statt geraten.
Das Problem
Die teuerste Frist ist die, die niemand auf dem Schirm hatte.
Die Informationen sind meist da — nur nicht an einem Ort. Fristen stecken in PDF-Anhängen, Zusagen in Protokollen, Preiserhöhungen in Postfächern, Zuständigkeiten in Köpfen. Solange alles verteilt liegt, hängt es vom Zufall ab, wer wann daran denkt.
Im Vertrag
Der Vertrag hat sich vor drei Wochen automatisch um zwölf Monate verlängert.
Niemand hat widersprochen, weil niemand das Datum kannte.
Im Kleingedruckten
Die Kündigung wäre nur per Einschreiben gültig gewesen.
Die E-Mail hat die Frist nicht gewahrt.
Im Postfach
Die Preiserhöhung stand in einer E-Mail von Ende Juli.
Gelesen, zur Kenntnis genommen, nicht weiterverfolgt.
Im Meeting
„Das übernehmen wir bis Ende des Quartals.“
Steht im Protokoll. Steht in keiner Aufgabenliste.
Auf der Rechnung
Abgerechnet werden 1.814 €, vereinbart waren 1.749 €.
Fällt auf, wenn jemand beide Zahlen nebeneinander legt.
Das Risiko entsteht nicht dadurch, dass Informationen fehlen. Es entsteht dadurch, dass niemand sie gleichzeitig im Blick hat.
Einstieg & Ablauf
Vom Dokument zur Erinnerung in fünf Schritten.
Jede Quelle durchläuft dieselbe Kette. Am Ende steht eine Aufgabe mit Datum und Zuständigkeit — und eine Erinnerung, solange noch Zeit zum Handeln ist.
- 1
Quelle rein
Vertrag, Angebot, Meeting-Notiz oder E-Mail. Hochladen, einfügen oder an eingang@nova-guards.de schicken.
- 2
novaGuard liest aus
Fristen, Laufzeiten, Kosten, Kündigungsregeln, Zusagen und Risiken — je Feld mit Sicherheitsangabe.
- 3
Aufgabe entsteht
Aus jeder erkannten Sache wird ein Vorgang mit Fälligkeitsdatum, Schweregrad und Herkunft.
- 4
Zuständigkeit steht fest
Rolle und Abteilung ergeben sich aus der Vertragsart. Keine Liste ohne Adressat.
- 5
Erinnerung vorher
90, 60, 30, 14 und 7 Tage vor dem Termin, per E-Mail.
So starten Sie mit Ihrem Bestand
Die Auswertung ist eine Unterstützung, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie jede erkannte Frist, bevor Sie sich auf sie verlassen — novaGuard zeigt Ihnen, wo sich das besonders lohnt.
- 1
Zugang anfragen
Per E-Mail. Wir legen den Zugang für Ihr Unternehmen an — eine Selbstregistrierung gibt es derzeit nicht.
- 2
Team einladen
Kolleginnen und Kollegen bekommen eine Einladung per E-Mail — als Mitglied oder Administrator.
- 3
Vorhandene Verträge einreichen
Als PDF hochladen oder als Anhang an eingang@nova-guards.de schicken. novaGuard liest jeden aus und legt die Fristen an.
- 4
Ergebnisse prüfen
Markierte Felder zuerst. Jeder Wert lässt sich überschreiben; die Änderung steht in der Historie.
Fristen
Erinnerungen, solange noch Zeit zum Handeln ist.
Aus jeder erkannten Frist entstehen fünf Erinnerungen — nicht eine am letzten Tag, sondern fünf, solange noch Spielraum für Verhandlung, Wechsel oder Kündigung besteht.
- 90
90 Tage vorher
Erste Erinnerung
Zeit, den Markt zu prüfen und Alternativen einzuholen.
- 60
60 Tage vorher
Entscheidungsfenster
Verhandeln oder wechseln — beides ist jetzt noch möglich.
- 30
30 Tage vorher
Letzte Vorbereitung
Kündigungsschreiben erstellen, Zuständigen einbinden.
- 14
14 Tage vorher
Nachfassen
Ist die Kündigung raus? Ist die Form gewahrt?
- 7
7 Tage vorher
Letzter Aufruf
Danach verlängert sich der Vertrag.
Ohne novaGuard erfährt man vom Vertrag oft erst, wenn die Verlängerung auf der Rechnung steht.
Der Lauf ist täglich und meldet nur dann Erfolg, wenn jede fällige Erinnerung zugestellt wurde.
Zuständigkeit
Zu jeder Frist gehört jemand, der sich darum kümmert.
Jede Verpflichtung in novaGuard trägt Fälligkeitsdatum, Schweregrad, Herkunft, Rolle und Abteilung — vom ersten Moment an. So ist klar, wer eine Frist auf dem Tisch hat.
Sechs Herkünfte, eine Liste
Vertrag, Angebot, Meeting, E-Mail, Risiko oder von Hand angelegt.
Acht Rollen, acht Abteilungen
Von der Geschäftsführung bis zum Betrieb — jede Sache landet dort, wo sie hingehört.
Überfällig rechnet sich selbst
Der Zustand kommt aus dem Datum, nicht aus einem Häkchen, das jemand setzen muss.
Nichts verschwindet
Verpasste Fristen bleiben sichtbar, statt aus der Liste zu fallen.
Die Vertragsart bestimmt die Zuständigkeit
Die Zuordnung, mit der novaGuard ab dem Upload arbeitet.
- SaaS / SoftwareIT
- VersicherungFinanzen
- LeasingEinkauf
- TelekommunikationIT
- WartungBetrieb
- MieteBetrieb
- SonstigesRecht
Kostenkontrolle
Was im Vertrag steht, sollte auch auf der Rechnung stehen.
novaGuard kennt die vereinbarte Rate jedes Vertrags — monatlich, jährlich, je Kategorie. Kommt eine Rechnung, vergleicht es beide Zahlen, statt sie in zwei Ordnern nebeneinander liegen zu lassen.
Stimmt überein
Rechnung und Vertragsrate sind identisch. Nichts zu tun.
Abweichung
Die Rechnung weicht ab — novaGuard nennt den Betrag auf den Cent.
Überzahlung
Es wird mehr abgerechnet als vereinbart. Der Fall geht an die Finanzen.
Dazu die Aufteilung nach Kategorie: SaaS, Versicherung, Leasing, Telekommunikation, Wartung, Miete. Man sieht nicht nur, was das Unternehmen zahlt, sondern wofür.
Übersicht
Alle Verträge, Kosten und nächsten Termine in einer Ansicht.
Vier Zahlen oben, und darunter die Frage, die zählt: Was passiert, wenn wir nichts tun? novaGuard rechnet zusammen, was sich in den nächsten 90 Tagen ohne Handeln automatisch verlängert — mit Jahreswert.
Ein Risikowert, der sich erklärt.
Der Business Risk Score fasst die Lage in einer Zahl von 0 bis 100 zusammen — und legt offen, woraus sie entsteht: jeder Faktor mit seinem Beitrag.
82Hohes GesamtrisikoFaktoren anzeigen
- 1 überfällige Verpflichtung+8
- 5 Verträge mit hohem Risiko+30
- 4 Verträge mit mittlerem Risiko+8
- 17 offene Verpflichtungen+16
- 4 erkannte Kostensteigerungen+20
Beispielwerte. Im Betrieb rechnet novaGuard mit Ihren Verträgen und Verpflichtungen.
Sie kennen die Verträge. novaGuard behält die Termine im Blick.
Öffnet eine vorbereitete E-Mail an kontakt@aetheris-gmbh.de. Wir antworten per E-Mail und legen den Zugang für Ihr Unternehmen an.
Weitere Funktionen
Mehr, wenn Sie es brauchen.
Alles im selben Tarif. Öffnen Sie, was Sie interessiert.
Risiko-RadarZehn Klauselmuster, die regelmäßig Geld oder Handlungsfreiheit kosten — nach Dringlichkeit geordnet.
Näher an der Mitte heißt dringender. Beispielportfolio — den Schweregrad entscheidet im Produkt der einzelne Vertrag.
CopilotFragen an den eigenen Vertragsbestand, mit Verweis auf die Verträge, auf die sich die Antwort stützt.
Fragen, die novaGuard beantwortet
7 Verträge mit automatischer Verlängerung haben in den nächsten 90 Tagen eine Frist. Zusammen 48.090 € Jahreswert.
Betroffene Verträge
- Telekom Business Internet · in 12 T.
- Microsoft 365 Business · in 15 T.
- HubSpot Marketing Hub · in 55 T.
Die Antwort entsteht aus Ihren Vertragsdaten — regelbasiert, mit Verweis auf jeden Vertrag, der sie stützt. Kein Sprachmodell, das Zahlen erfindet.
Timeline & Daily BriefingAlle Fristen, Aufgaben und Signale in einer Spur — und je Rolle eine Zusammenfassung, was heute zählt.
Geschäftsführung: Kritische Risiken im Portfolio, überfällige Aufgaben, Verlängerungen der nächsten 30 Tage mit Jahreswert.
Vertrieb: Angebote, die in 14 Tagen auslaufen, und offene Zusagen aus Meetings.
Einkauf: Anstehende Verlängerungen, Preisanpassungen, Verhandlungsfenster.
Finanzen: Erkannte Kostensteigerungen, Rechnungsabweichungen, Jahreswerte.
Personal: Fristen und Verpflichtungen aus dem eigenen Bereich.
Die Briefings sind datengetrieben — sie zählen, was da ist, statt Formulierungen zu erfinden.
Schreiben aus den VertragsdatenKündigung, Preisverhandlung, Alternativanfrage und Management Summary als Entwurf.
Kündigungsschreiben
Mit Vertragsdaten und Fristbezug — als Entwurf zum Prüfen und Absenden.
Preisverhandlung
Ein Gesprächsangebot zu den Konditionen, bevor die Verlängerung greift.
Alternativangebot anfragen
Anfrage für eine vergleichbare Leistung, um den Markt zu prüfen.
Management Summary
Der Vertrag auf eine Seite, für Gesellschafter oder Beirat.
Vertrauen, Datenschutz & Anbieter
Ihre Verträge sind das Gedächtnis Ihres Unternehmens.
Deshalb steht hier, was tatsächlich gebaut ist — ohne Siegel, die wir nicht haben.
Betrieb in Deutschland
Server, Datenbank und Sicherungen laufen bei Hetzner in Deutschland.
Getrennt von anderen Kunden
Jede Organisation ist ein abgeschlossener Bereich — auch die Datenbank trennt die Mandanten.
Geschützte Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung mit jeder Authenticator-App, dazu Rollen für Inhaber, Administratoren und Mitglieder.
Export und Löschung
Alle Daten der Organisation als Datei — und eine Löschung, die auch die hochgeladenen Verträge trifft.
Anbieter
novaGuard ist ein Produkt der Aetheris GmbH, Zur Lay 22, 54570 Schutz. Aetheris ist Ihr Vertragspartner, betreibt die Anwendung und beantwortet Ihre Fragen — per E-Mail an kontakt@aetheris-gmbh.de.
Auftragsverarbeiter
Hetzner Online GmbH, Deutschland — Server, Datenbank, Datei- und Sicherungsspeicher.
netcup GmbH, Deutschland — Versand von E-Mails wie Erinnerungen und Passwort-Rücksetzung.
Ein neuer Auftragsverarbeiter, etwa ein KI-Anbieter, wird in Anlage 3 des AVV aufgenommen und mindestens 30 Tage vorher angekündigt.
Technische EinzelheitenDateiprüfung, Historie, Befugnisse, Sicherung und Überwachung — für Ihre IT oder Ihren Datenschutz.
Vollständige Änderungshistorie
Wer wann welches Feld geändert hat, steht am Vertrag — mit Person, Zeit und Vorgang.
Uploads werden am Inhalt geprüft
Nicht die Dateiendung entscheidet, sondern die ersten Bytes der Datei. Die Größe ist serverseitig begrenzt.
Zwei-Faktor konsequent
Wer die Zwei-Faktor-Anmeldung einrichtet, muss sie benutzen: ohne Code entsteht keine nutzbare Sitzung.
Export und Löschung nur mit Befugnis
Beides bleibt Inhabern und Administratoren vorbehalten; die Löschung verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.
Löschung mit gezähltem Bericht
Datenbankinhalte und gespeicherte Dateien, danach ein Bericht, was entfernt wurde (Art. 17 DSGVO).
Export als strukturierte Datei
Alle Daten der Organisation als JSON-Datei (Art. 20 DSGVO).
Keine fremden Schriften und Skripte
Der Browser lädt nichts von Drittanbietern; eine Content-Security-Policy begrenzt, was die Seite nachladen darf.
Dazu im Betrieb: tägliche verschlüsselte Sicherung, ein Wächter, der eine ausgefallene Sicherung meldet, Verfügbarkeitsprüfung von außen alle zwei Minuten und ein Fehlerprotokoll ohne Personenbezug.
Tarif
Ein Tarif. Alle Funktionen. Monatlich kündbar.
Keine Stufen, in denen die wichtige Funktion immer eine Ebene höher liegt.
Standard
49,99 €/ Monat je Lizenz
zzgl. 19 % USt. · 59,49 € brutto
Eine Lizenz gilt für ein Unternehmen — mit beliebig vielen Nutzern.
- Alle Funktionen enthalten
- Unbegrenzt Verträge, beliebig viele Nutzer
- 1.000 KI-Analysen je Kalendermonat
- Monatlich kündbar, in Textform
- Hosting und Datenbank in Deutschland
Öffnet eine vorbereitete E-Mail an kontakt@aetheris-gmbh.de. Wir antworten per E-Mail und legen den Zugang für Ihr Unternehmen an.
- Was zählt als KI-Analyse?
- Jede automatische Auswertung eines Dokuments: ein hochgeladener Vertrag, ein Vertrag als E-Mail-Anhang, ein Angebot oder der Text einer eingehenden E-Mail. Fragen an den Copilot, Erinnerungen und Übersichten zählen nicht — sie rechnen mit den Daten, die schon da sind.
- Und wenn das Monatskontingent erreicht ist?
- Dann nimmt novaGuard bis zum Monatsende keine neuen Auswertungen an; Sie sehen beim Hochladen einen Hinweis. Alles Bestehende läuft weiter: Verträge, Fristen, Erinnerungen und Übersichten. Mit dem neuen Kalendermonat steht das Kontingent wieder vollständig zur Verfügung.
- Wie wird gekündigt?
- Das Abonnement läuft auf unbestimmte Zeit und ist von beiden Seiten zum Ende des jeweiligen monatlichen Abrechnungszeitraums kündbar, in Textform — eine E-Mail genügt. Einzelheiten stehen in den AGB.
Im Tarif enthalten
KI-Vertragsanalyse mit Sicherheitsangabe je Feld
Erinnerungen 90 / 60 / 30 / 14 / 7 Tage vorher
Verpflichtungen mit Rolle und Abteilung
Kolleginnen und Kollegen einladen, mit Rollen
Kostenübersicht und Rechnungsprüfung
Risiko-Radar mit zehn Risikoarten
E-Mail-, Angebots- und Meeting-Wächter
Timeline, Executive-Dashboard, Daily Briefing
Copilot auf den eigenen Vertragsdaten
Kündigungsschreiben und Management Summary
Zwei-Faktor-Anmeldung, Historie, Export, Löschung
Posteingang: Verträge per E-Mail einreichen
Häufige Fragen
Was Sie vor einer Anfrage wissen sollten.
Für welche Unternehmen eignet sich novaGuard?
Wie starte ich mit meinen vorhandenen Verträgen?
Wie viele Personen können mitarbeiten?
Welche Einrichtung und welche Prüfung sind nötig?
Was passiert mit unsicheren Analyseergebnissen?
Welche Daten gehen für die KI-Auswertung an welche Anbieter — und wohin?
Was passiert, wenn das Analysekontingent erreicht ist?
Wie funktionieren Export und Löschung — auch bei Vertragsende?
Wer hilft bei der Einrichtung und bei Fragen?
Welche Verträge brauchen in den nächsten 90 Tagen Ihre Aufmerksamkeit?
Sehen Sie Fristen, Kosten und Zuständigkeiten an einem Ort — und entscheiden Sie rechtzeitig über die nächsten Schritte.
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